| Daca pregatirea si
placerea de a munci conteaza pentru multi ca sa aiba
succes, foarte des amanuntele sunt cele care duc sau
nu la promovare; orice sef este sensibil la modul in
care ne purtam fata de colegii si colegele noastre de
munca.
Exista si aici anumite
reguli esentiale pe care trebuie nu numai sa le cunoastem,
ci si sa le aplicam permanent.
Sedintele
Nimic nu este mai neplacut
decat sa vezi cum intra sau iese tot timpul cate cineva
dintr-o sala de sedinte... Ganditi-va sa mergeti la
toaleta inainte de a intra, luati-va batista, geanta
si dosarele. Pentru lucrul acesta sunteti platit!
Faceti efortul sa fiti
cat mai atent. Este suparator sa auzi punandu-se o intrebare
la care tocmai s-a raspuns.
Oamenii concisi care
spun clar ce au de zis sunt foarte apreciati. Amintiti-va
ca aveti treaba de facut dupa sedinta, ca si restul
colegilor. Cu cat veti termina mai repede sedinta, cu
atat mai bine pentru toata lumea. Toti vor aprecia o
sedinta bine pregatita de catre o persoana care a convocat-o;
altfel, de ce ne-am mai aduna daca n-am avea nici un
motiv sa o facem?
Punctualitatea
La o intalnire de afaceri,
punctualitatea este mai importanta decat in oricare
alta imprejurare. Intarzierile de peste cincisprezece
minute sunt intolerabile. Puteti pierde o vanzare, o
promovare sau chiar un loc de munca!
Sa nu va imaginati ca
daca intarziati in permanenta cate o jumatate de ora
sau o ora nu se baga de seama! Sa nu credeti ca nu se
observa ca ora voastra de masa se lungeste tot mai mult.
Daca nu sunteti patron, aveti aceleasi indatoriri ca
si colegii vostri, indatoriri pe care trebuie sa le
indepliniti.
A primi pe cineva
Diversii clienti sau
colaboratori trebuie tratati cu respect. Aveti grija
sa fie intampinati cum se cuvine, ca sa nu ajunga sa
rataceasca singuri in cautarea salii de primire. Trebuie
sa fiti, de asemenea, atenti sa nu va surprinda intr-o
conversatie privata.
Unei persoane care vine
la noi trebuie sa ii luam haina, sa ii oferim un scaun
si sa ii comunicam ca domnul sau doamna X va fi gata
sa o primeasca in cateva minute. Pentru a-i face asteptarea
mai placuta, ii putem servi o cafea sau apa. Pe mesele
de receptie se gasesc, de obicei, cateva reviste recente
si ziare din ziua respectiva; trebuie sa avem grija
sa le reinnoim periodic.
Cand puteti sa-l primiti
pe invitat in birou, mergeti voi insiva sa il luati
sau rugati-o pe secretara sa il insoteasca. Daca nu
asteptati un telefon extrem de important, cereti-i celui
care preia mesajele sa nu fiti deranjat.
Mesele de afaceri
Atunci cand invitati
pe cineva la o masa "de afaceri", alegeti
un restaurant cunoscut pentru calitateta si rapiditatea
serviciului; nimeni nu are timp sa-si petreaca o dupa-amiaza
intreaga intr-un restaurant. Daca noi am lansat invitatia,
trebuie sa ajungem primii; in nici un caz nu trebuie
sa intarziem.
Vom incepe sa discutam
despre afaceri dupa ce toata lumea a sosit si fiecare
a comandat mancarea. Lasati-i timp fiecarui invitat
sa se aseze comod. Nu este bine sa ai un aer foarte
grabit...Puteti aborda diverse subiecte din afara domeniului
specific, inainte de a va aseza efectiv la masa.
La o masa este
necesar sa ne prezentam cartea profesionala de vizita.
Daca un invitat nu doreste
sa consume bauturi alcoolice, nu vom insista. Comesenii
isi vor respecta limitele si nu vor uita ca dupa-amiaza
vinul si celelalte bauturi au un efect mai puternic.
Daca dorim sa fim eficienti si sa nu pierdem nimic din
discutii, trebuie sa pastram masura.
Persoana care a facut
invitatia va achita nota de plata, indiferent ca este
barbat sau femeie. Va face acest gest intr-un mod discret,
astfel incat invitatii sa nu afle cat a costat masa.
Atunci cand luati masa
cu cei cu care lucrati, barbati sau femei, fiecare isi
plateste consumatia. Daca ospatarul a facut o singura
nota de plata, suma se imparte in mod echitabil, fara
sa ne petrecem toata dupa-amiaza facand calcule minutioase.
Apelurile telefonice
Raspundeti tuturor celor
care va cauta. Este un gest elementar, pe care, insa,
multa lume il uita. Daca nu cunoasteti persoana care
va cauta si sunteti intr-adevar foarte ocupat, rugati-o
pe secretara sa afle motivul apelului.
Nu lasati persoana aflata
in celalalt capat al firului sa astepte prea mult, pana
dati peste dosarul de care aveti nevoie; puteti sa-i
propuneti sa o sunati imediat ce ati gasit ce va trebuia.
Tasta "speaker"
este foarte utila atunci cand exista mai multe persoane
interesate sa asculte ce are de spus un interlocutor.
La serviciu vom evita
sa dam sau sa primim prea multe telefoane in interes
personal. Parintii si prietenii trebuie sa fie rugati
sa-si restranga la minimum apelurile din timpul programului
nostru de lucru. Ne putem permite mai multa libertate
doar in pauza de masa.
Atunci cand trebuie sa
telefonam acasa unui coleg, pentru un lucru legat de
serviciu, o vom face la o ora decenta, adica nu in timpul
prnazului, la ora de culcare a copiilor sau foarte devreme.
Daca, prin natura afacerilor,
avem de vorbit cu persoane aflate la celalalt capat
al lumii - ceea ce, data fiind mondializarea pietelor,
tinde sa devina un fenomen curent - trebuie sa tinem
seama de decalajul orar si sa nu sunam la resedinta
colegului nostru din Canada in mijlocul noptii.
Exista o suita de reguli
si in legatura cu utilizarea telefoanelor celulare,
din ce in ce mai raspandite astazi. Asa cum nu raspundeti
la telefoanele traditionale in timpul unei sedinte,
tot asa trebuie sa procedati si in cazul mobilelor.
Atunci cand sunteti pe drum, la volan si urmeaza sa
intrati intr-o zona in care semnalul nu este foarte
bun, tregeti pe dreapta. Va veti auzi mult mai bine
si toata lumea va avea de castigat. Invatati sa recunoasteti
momentele in care este mai bine sa va tineti mobilul
inchis. Noile tehnologii ar trebui sa intre in viata
noastra cu tact si curtoazie.
Mesageria vocala,
robotul telefonic si secretara
Mesageria vocala si robotul
sunt facute ca sa lasati mesaje, deci lasati-le. Nimic
nu este mai frustrant decat sa vezi ca ai sase mesaje
si nu poti auzi decat cum a fost pus telefonul in furca.
Aceste instrumente nu au menirea de a va permite sa
va selectati apelurile, ci de a raspunde in absenta
voastra.
In privinta secretarei,
este obligatoriu ca aceasta sa fie nu numai politicoasa
si rabdatoare, ci si sa aiba un aer dinamic si incantat
de faptul ca se afla in acel loc. Secretarele care dau
impresia ca le deranjam nu au inteles care le este rostul.
Cu cat sunt mai amabile si se exprima mai clar, cu atat
au mai mult de castigat: pe langa simplul "nu este
aici", pe care il auzim adesea, ar trebui sa se
mai spuna "pot sa ii transmit vreun mesaj?"
Faxul
Acest instrument de comunicare,
indispensabil in ziua de astazi oricarui birou care
se respecta, se foloseste in interes de serviciu. Putem,
in mod exceptional, sa-i trimitem cumnatei noastre o
reteta, daca respectiva nu locuieste in tara. Stiti
foarte bine ca faxul foloseste liniile telefonice, iar
daca apelul este interurban, exista anumite tarife...
Nu ne vom servi de fax
pentru a convoca lumea la o prezentare de produse. Campaniile
de publicitate la domiciliu care folosesc acest mijloc
pentru a gasi clienti nu sunt deloc apreciate.
Vom evita, de asemenea,
sa trimitem copii integrale ale cartilor. Blocam linia!
Atunci cand trimitem
un fax trebuie sa-l sunam pe destinatar pentru a ne
asigura ca a primit toate paginile mesajului. Desi aparatul
a devenit indispensabil, este inca departe de a fi perfect.
Biroul
Nu sunt putine birourile
pe care stau gramezi de dosare gata sa cada - o imagine
cu totul dezagreabila. Dau impresia ca ocupantul este
o persoana dezorganizata si neatenta. Cei care traiesc
intr-un asemenea mediu afirma, de obicei, ca se descurca
foarte bine in dezordinea lor; si mai spun ca daca ar
face ordine nu si-ar mai gasi lucrurile. Daca nu tin
seama de faptul ca se poate intampla ca o secretara
sau un coleg sa aiba nevoie de un dosar sau de un alt
document din acea gramada. Imposibil de gasit.
Fie si numai pentru acest
motiv, dezordonatii ar trebui sa-si faca obiceiul de
a pune dosarele din timp in timp acolo unde le este
locul: in arhive, daca nu au nevoie zilnic de ele si
in mape cu separatoare, daca sunt folosite mai des.
Astfel, incaperea va avea aerul ca lucrurile sunt sub
control si toata lumea va fi multumita.
Salariul
Nici la serviciu si nici
in alta parte nu se cade sa vorbim despre salariu. La
birou, dezvaluirea cifrelor personale este posibil sa
nasca probleme legate, in primul rand, de invidie. Daca
doriti sa aveti o atmosfera placuta si relatii bune
fata de colegi, evitati sa va avantati pe aceste nisipuri
miscatoare. Banii sunt un motiv de conflict; aveti grija!
Subiectul poate sa fie
spinos chiar si in familie sau intre prieteni. Castigati
mult? Puteti foarte bine sa spuneti ca va merg afacerile,
ca sunteti foarte multumit, dar nimeni nu are nici nevoia,
nici placerea sa afle suma exacta. Oricum, nu va faceti
griji: stilul dumneavoastra de viata ofera suficiente
indicii. Nu este cazul sa intrati in detalii si sa riscati
sa treceti drept un laudaros.
A da mana cu
cineva
Daca sunteti dintre aceia
(sau acela) care ofera o mana moale, lipsita de vlaga
si de caldura, fiti siguri ca primul lucru despre care
se va vorbi dupa ce v-ati intors cu spatele este: "Ai
vazut cum a dat mana?" Si nu se vor sfii sa va
imite. Sigur ati ratat prima ocazie de a face o buna
impresie si se pare ca prima impresie este cea care
conteaza.
La polul opus se afla
cei care par a dori sa plece cu mana ta cu tot. Aceasta
maniera de a strange mana cuiva este la fel de neplacuta
precum cea dintai. Fiti atenti la forta pe care o aveti!
In fine, mai sunt si
cei (sau cele) care nu-si dau drumul la mana; raman
agatati de mana in timp ce discuta si cu altii. Desprindeti-va
mainile!
A vorbi in public
Nu va faceti probleme,
aceasta indatorire umple de groaza si trac pe multi
dintre cei care sunt chemati sa faca acest lucru la
locul de munca. Daca nu aveti incotro, inarmati-va cu
mult curaj si ganditi-va la cateva trucuri. Mai intai,
nu va lasati pacaliti de cei sau cele care sunt maestri
in arta discursului - ei s-au pregatit, au scris, au
repetat. Faceti la fel!
Cum scopul este sa transmiteti
un mesaj, incercati sa fiti cat mai limpede, concis
si ingrijit in exprimare. Este esential sa vorbiti clar
si tare si sa va uitati la multimea care va soarbe cuvintele.
Colegii si seful
Calitatea atmosferei
de la serviciu depinde de relatiile cu colegii si cu
seful. Pentru ca lucrurile sa mearga struna si toata
lumea sa fie multumita, fiecare trebuie sa aiba, in
orice moment, un comportament politicos si curtenitor.
Este valabil si pentru sef, chiar si in cele mai stresante
perioade, atunci cand urgentele si dosarele au prioritate.
Acesta nu va cere personalului sa plece mai tarziu sau
sa vina in week-end la lucru. Se poate intampla si asa
ceva, intr-o situatie exceptionala, dar nu trebuie sa
devina obisnuinta. Angajatii au si ei o viata in afara
serviciului, care trebuie respectata. Nici ora de masa
a fiecaruia nu va fi intrerupta mereu cu probleme privitoare
la munca.
Atunci cand unul dintre
colegi are de lucru pana peste cap, ceilalti ar trebui
sa-i sara in ajutor in masura posibilitatilor. Cei care
sunt mai putin ocupati vor incerca sa nu-i deranjeze
pe cei cu multa treaba, flecarind la nesfarsit.
Nepotrivirile de caracter
vor fi suportate cu cat mai multa detasare, fara a incerca
sa atrageti pe toata lumea impotriva celui care nu va
place. Adesea, o discutie deschisa poate sa dezamorseze
o situatie care, altfel, ar conduce la o criza majora.
Invatati sa recunoasteti limitele pe care le aveti,
dar si calitatile celuilalt. Pastrarea unui minim simt
al umorului te poate salva din multe situatii dificile.
Informatiile au fost
preluate din cartea "Ghidul bunelor maniere"
- Sylvie Anne-Chatelet, tradusa de Irina Mihailescu
de Hillerin, Editura Niculescu, Bucuresti: 2005, www.niculescu.ro
|
